KHÁM PHÁ 5 ỨNG DỤNG AI TRONG CÔNG VIỆC GIÚP X2 NĂNG SUẤT

Ứng dụng AI trong công việc đang dần trở thành một làn sóng mạnh mẽ, giúp các cá nhân và doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc một cách đáng kể. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Trường Doanh Nhân HBR khám phá 5 ứng dụng AI hàng đầu có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và làm chủ các nhiệm vụ hàng ngày.  

1. Tổng quan ứng dụng AI trong công việc

Trí tuệ nhân tạo (AI) đã và đang thay đổi cách con người tương tác và làm việc, giúp cá nhân và tổ chức tối ưu hóa năng suất cũng như hiệu quả làm việc. Ứng dụng AI trong công việc không chỉ giúp tự động hóa các tác vụ phức tạp, giảm thiểu sai sót, nâng cao năng suất mà còn hỗ trợ con người đưa ra các quyết định sáng suốt hơn. 

AI được dự đoán sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ hơn nữa trong các ngành công nghiệp, đẩy mạnh tự động hóa và nâng cao năng suất làm việc. Điều này sẽ tạo ra những thay đổi sâu sắc trong thị trường lao động, đòi hỏi các tổ chức và cá nhân phải liên tục nâng cao kiến thức và kỹ năng sử dụng công nghệ.

2. Những lợi ích nổi bật khi ứng dụng AI trong công việc

Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà bạn sẽ nhận được khi ứng dụng AI trong công việc: 

• Tăng năng suất làm việc: AI tự động hóa các nhiệm vụ nhàm chán, lặp đi lặp lại. Điều này giúp cá nhân tiết kiệm thời gian và công sức để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc hàng ngày

• Quản lý thời gian hiệu quả: AI có thể giúp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách tự động lên lịch các nhiệm vụ và nhắc nhở về các công việc quan trọng. Điều này giúp duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân

• Giảm thiểu sai sót: Với khả năng tự động hóa các quy trình, AI giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả làm việc 

• Khuyến khích sự sáng tạo: Các công cụ AI không chỉ giúp làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn mà còn có thể đưa ra những gợi ý mới mẻ và độc đáo, giúp cá nhân phát triển những ý tưởng sáng tạo

• Hỗ trợ đưa ra quyết định: Với khả năng phân tích và xử lý dữ liệu mạnh mẽ, AI cung cấp cho cá nhân những thông tin cần thiết để đưa ra quyết định nhanh chóng và đúng đắn

3. 5 ứng dụng AI trong công việc nổi bật nhất

3.1. Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại

Trong quá trình làm việc, có nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại, nhàm chán và chiếm nhiều thời gian. Chẳng hạn như nhập dữ liệu, xử lý đơn hàng, kiểm tra lỗi sản phẩm. Với sự trợ giúp của AI, những công việc này có thể được xử lý tự động trong một khoảng thời gian ngắn, đồng thời đảm bảo tính chính xác cao. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm bớt gánh nặng cho nhân viên. 

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể:

• Xử lý ngôn ngữ (NLP): Sử dụng trí tuệ nhân tạo AI có thể giúp tự động hóa các tác vụ liên quan đến ngôn ngữ như phân loại email, dịch thuật, tóm tắt văn bản. Chẳng hạn như sử dụng Google Translate có tích hợp AI sẽ tối ưu hoá thời gian dịch văn bản và tăng độ chính xác khi dịch nội dung từ nhiều ngôn ngữ khác nhau
• RPA (Robotic Process Automation): Công nghệ RPA cho phép sử dụng phần mềm để tự động hóa các quy trình kinh doanh. Chẳng hạn như tự động xử lý các yêu cầu vay vốn bằng cách kiểm tra thông tin khách hàng và phê duyệt khoản vay trong thời gian chỉ vài phút

3.2. Hỗ trợ các công việc sáng tạo

AI có thể phân tích một lượng dữ liệu khổng lồ để đưa ra các gợi ý mới mẻ, độc đáo cho con người. Từ đó hỗ trợ hiệu quả trong các lĩnh vực yêu cầu sự sáng tạo cao như thiết kế đồ hoạ, âm nhạc, viết lách, hội hoạ. Ngoài ra, AI còn giúp đánh giá các sản phẩm sáng tạo một cách khách quan để giúp con người cải thiện chất lượng sản phẩm của mình. Không những vậy, AI cũng giúp các cá nhân kết nối với những người có cùng sở thích, đam mê nhằm tạo ra môi trường học hỏi hiệu quả. 

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể:

• DALL-E 2: Đây là một công cụ AI của OpenAI có khả năng tạo ra hình ảnh từ những mô tả bằng văn bản. Các nhà thiết kế có thể nhập một đoạn mô tả ngắn vào công cụ này và DALL-E 2 sẽ tạo ra hình ảnh phù hợp. Từ đó giúp tiết kiệm thời gian thiết kế và mang lại hình ảnh chất lượng cao
• Jukebox AI: Đây là một công cụ AI khác cho phép sáng tác âm nhạc dựa trên các dữ liệu đã có. Nó hỗ trợ các nhạc sĩ trong việc tìm kiếm cảm hứng mới và tạo ra các bản nhạc độc đáo mà vẫn giữ được phong cách cá nhân

>>> XEM THÊM: AI CONTENT MARKETING LÀ GÌ? SÁNG TẠO NỘI DUNG THU HÚT BẰNG AI

3.3. Phân tích dữ liệu và lập báo cáo

Một trong những ứng dụng mạnh mẽ nhất của AI là khả năng phân tích một lượng lớn dữ liệu nhanh chóng và chính xác. AI có thể tìm ra các mẫu hình và xu hướng mà con người có thể bỏ sót, từ đó giúp đưa ra các quyết định thông minh và sáng suốt. Ngoài ra, những dữ liệu mà AI phân tích là cơ sở đáng tin cậy để lập báo cáo nhanh chóng và dễ dàng. 

Ví dụ, một nhân viên marketing có thể sử dụng AI để phân tích dữ liệu hành vi của khách hàng từ các kênh khác nhau (email, mạng xã hội, trang web). Từ đó xác định xu hướng mua sắm và dự đoán nhu cầu của khách hàng trong tương lai. Điều này cho phép nhân viên điều chỉnh chiến lược tiếp thị một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

3.4. Tự động hóa các công việc nặng nhọc

Trong nhiều ngành công nghiệp như sản xuất, xây dựng, logistics, nhân viên thường phải thực hiện các công việc  nặng nhọc như bốc dỡ hàng hóa, di chuyển hàng hoá, lắp ráp các vật liệu nặng. AI kết hợp với robot tự động có thể thực hiện các nhiệm vụ này một cách nhanh chóng và an toàn, giúp giảm thiểu rủi ro chấn thương và tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ phức tạp hơn.

Ví dụ, trong ngành sản xuất ô tô, robot tự động được sử dụng để lắp ráp các bộ phận của xe, từ việc gắn các chi tiết nặng nề đến việc hàn các khung xe. Những robot này được điều khiển bởi các thuật toán AI, giúp chúng hoạt động với độ chính xác cao. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu gánh nặng cho công nhân mà còn nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.

3.5. Tự động hoá các công việc nguy hiểm 

Trong một số lĩnh vực, nhân viên phải làm việc trong môi trường nguy hiểm. Ví dụ như khu vực chứa hóa chất độc hại hoặc nhiệt độ quá cao. Với sự hỗ trợ của AI và robot, các công việc này có thể được thực hiện một cách hiệu quả và an toàn. Đó là bởi các robot tự động có thể được thiết kế để hoạt động trong các điều kiện khắc nghiệt. Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ tai nạn cho con người. 

Ví dụ, trong ngành khai thác mỏ, các robot tự động được sử dụng để khai thác và vận chuyển vật liệu từ các khu vực nguy hiểm như hầm mỏ sâu hoặc các khu vực có nguy cơ sập. Các robot này được điều khiển bởi AI và có khả năng hoạt động trong môi trường khắc nghiệt mà không cần sự can thiệp của con người, giúp giảm thiểu rủi ro cho nhân viên khai thác.

5. Các bước ứng dụng AI để nâng cao hiệu quả làm việc

Việc tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) trong công việc không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất mà còn tạo ra những thay đổi đáng kể trong cách thức thực hiện các công việc hàng ngày. Dưới đây là các bước hướng dẫn nhằm ứng dụng AI trong công việc một cách hiệu quả.

5.1. Xác định nhu cầu và mục tiêu làm việc

Bước đầu tiên để áp dụng AI vào công việc của bạn là đánh giá các nhiệm vụ hiện tại để xác định xem nhiệm vụ nào cần ứng dụng AI. Hãy xác định xem những bước nào đang tiêu tốn nhiều thời gian, những nhiệm vụ nào lặp đi lặp lại hoặc dễ bị sai sót. Chẳng hạn như phân loại email, nhập liệu, phân tích dữ liệu.

Tiếp theo, bạn cần đặt ra các mục tiêu cụ thể trước khi sử dụng AI. Mục tiêu có thể bao gồm việc giảm thiểu thời gian làm việc, cải thiện độ chính xác hoặc tăng cường sự sáng tạo. Việc xác định mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn chọn đúng công cụ AI và triển khai nó một cách hiệu quả.

5.2. Lựa chọn công cụ AI phù hợp 

Khi lựa chọn công cụ AI, hãy xem xét kỹ lưỡng những yếu tố dưới đây:

• Tính năng: Hãy lựa chọn những công cụ AI có đa dạng các tính năng và đặc biệt là phù hợp với nhu cầu làm việc cụ thể của bạn
• Bảo mật: Kiểm tra tính bảo mật của công cụ AI để đảm bảo các thông tin riêng tư hoặc nhạy cảm mà bạn tra cứu không bị rò rỉ ra bên ngoài 
• Khả năng mở rộng và nâng cấp Khi bắt đầu sử dụng AI, bạn có thể chỉ cần những tính năng cơ bản. Tuy nhiên, nhu cầu có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy hãy chọn các công cụ có khả năng mở rộng và nâng cấp tính năng
• Tính chuyên môn về lĩnh vực: Tùy thuộc vào lĩnh vực mà bạn đang làm việc, hãy tìm kiếm các công cụ AI được thiết kế chuyên biệt cho lĩnh vực đó. Nó sẽ có khả năng giải quyết các vấn đề chuyên môn tốt hơn
• Chi phí: Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mà bạn có thể cân nhắc sử dụng các công cụ AI miễn phí hoạc cần trả phí

5.3. Xây dựng chiến lược triển khai

Trước khi bắt đầu ứng dụng AI trong công việc, bạn cần xây dựng một kế hoạch chi tiết. Kế hoạch này nên bao gồm các bước cụ thể như: xác định các nhiệm vụ cần sự hỗ trợ của AI, xây dựng lịch trình thực hiện, đặt ra các chỉ số hiệu suất để theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả. 

5.4. Đánh giá và cải tiến hiệu quả

Sau khi ứng dụng AI trong công việc, việc đánh giá kết quả và liên tục cải tiến là rất quan trọng. Theo dõi các chỉ số hiệu suất đã đặt ra trong kế hoạch và so sánh với mục tiêu ban đầu để đánh giá hiệu quả đạt được. Nếu cần, hãy điều chỉnh kế hoạch hoặc công cụ AI để đảm bảo tối ưu hiệu quả cho công việc của bạn.

6. Gợi ý top 4 công cụ AI hỗ trợ công việc hiệu quả

Dưới đây là top 4 công cụ AI hỗ trợ công việc hiệu quả mà bạn có thể tham khảo. 

6.1. Notion AI

Notion AI là một công cụ hỗ trợ quản lý công việc và ghi chú, giúp nâng cao hiệu quả làm việc thông qua việc tự động hóa các nhiệm vụ như tổ chức thông tin và tạo ra các nội dung sáng tạo.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của công cụ này:

• Tạo ghi chú tự động
• Lên kế hoạch dự án
• Quản lý thông tin
• Tạo nội dung từ văn bản đơn giản như email, báo cáo
• Tự động hóa sắp xếp các công việc

Nhược điểm:

Sự hiệu quả của Notion AI phụ thuộc nhiều vào tính chính xác của dữ liệu đầu vào mà bạn cung cấp cho công cụ này. Ngoài ra, Notion AI khó xử lý các dữ liệu phức tạp, vì vậy không phù hợp cho các ngành đòi hỏi sự phân tích chuyên sâu.

6.2. ChatGPT

ChatGPT là một mô hình ngôn ngữ AI phát triển bởi OpenAI, có khả năng giao tiếp tự nhiên và linh hoạt với con người. Nó được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như giáo dục, kinh doanh, marketing, sáng tạo nội dung… 

Một số tính năng nổi bật của công cụ ChatGPT:

• Trả lời các câu hỏi của con người và cung cấp phản hồi theo yêu cầu
• Có thể xử lý nhiều loại câu hỏi từ đơn giản đến phức tạp và thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau

Nhược điểm:

Mặc dù có nhiều ưu điểm nổi bật nhưng khả năng hiểu ngữ cảnh của công cụ này vẫn còn hạn chế. Vì vậy, ChatGPT đôi khi đưa ra những câu trả lời không chính xác hoặc không phù hợp với yêu cầu của người dùng. 

6.3. Jasper AI

Jasper AI là một công cụ viết nội dung AI nhanh chóng và hiệu quả. Công cụ này đặc biệt hữu ích cho những người làm trong lĩnh vực marketing và sáng tạo nội dung số.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của công cụ này:

• Tự động tạo các nội dung như bài đăng blog, email, quảng cáo
• Có khả năng tích hợp các công cụ phân tích từ khóa SEO để tối ưu hóa nội dung bài viết

Nhược điểm:

• Chất lượng nội dung do Jasper AI tạo ra có thể không mang tính sáng tạo cao, đặc biệt là với các chủ đề quá chuyên sâu học đòi hỏi tính sáng tạo cao. 

6.4. Gemini AI

Gemini AI là một công cụ AI có khả năng xử lý dữ liệu đa dạng và tương tác thông minh với con người. Công cụ này có khả năng cung cấp giải pháp toàn diện trong việc phân tích dữ liệu, dự đoán xu hướng và sáng tạo nội dung nhằm tối ưu hóa quá trình làm việc.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của công cụ này:

• Có khả năng hiểu ngữ cảnh, phản hồi câu hỏi và cung cấp thông tin theo cách tự nhiên nhất
• Hỗ trợ xử lý và phân tích dữ liệu phức tạp nhằm  đưa ra các dự đoán và báo cáo chính xác
• Giúp nhận dạng và phân tích hình ảnh, video, hỗ trợ các công việc liên quan đến thiết kế, đồ hoạ

Nhược điểm:

• Khó tích hợp với các hệ thống phức tạp nếu không có nền tảng kỹ thuật phù hợp.
• Đôi khi câu trả lời mà công cụ này cung cấp vẫn thiếu độ chính xác, đặc biệt là đối với những những nhiệm vụ cần phân tích sâu hoặc xử lý các tình huống quá phức tạp

6. Xu hướng tương lai của ứng dụng AI trong công việc

Với sự phát triển mạnh mẽ của AI, những công việc mang tính lặp đi lặp lại, có thể dễ dàng tự động hóa sẽ có nguy cơ cao biến mất trong tương lai. Chẳng hạn như công việc nhập liệu, kiểm tra chất lượng thủ công, sản xuất dây chuyền, gọi điện cho khách hàng…Bên cạnh đó, AI cũng sẽ tạo ra nhiều công việc mới trong tương lai. Các vị trí như chuyên gia dữ liệu, kỹ sư AI, nhà phát triển thuật toán học máy, các chuyên gia an ninh mạng sẽ ngày càng trở nên phổ biến.

Như vậy, bài viết đã giới thiệu 5 ứng dụng AI trong công việc giúp nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc, đồng thời tăng cường khả năng sáng tạo. Bên cạnh đó, chỉ ra những cơ hội và thách thức khi ứng dụng AI trong công việc. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng rằng, bài viết sẽ giúp bạn biết cách áp dụng AI hiệu quả để làm chủ các công việc hàng ngày.